CANAKKALE

Yazı İşleri Müdürlüğü
Müdür : Bülent YUFKA

 YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

Evlendirme Memurluğu İle İlgili Görevler

İlgili mevzuat çerçevesinde, evlenmek isteyenlerin müracaatlarını kabul etmek, evlenme dosyasını hazırlamak, akti yapmak, aile cüzdanı düzenleyip vermek, aktin nüfus kütüğüne tescilini sağlamak, evlenme kütük ve dosyalarını düzenli bir şekilde muhafaza etmek,

İlgili mevzuat çerçevesinde kendisiyle ilgili diğer görevleri yapmak.


İdare Amirliği

Belediyeye ait tüm hizmet binalarının bakım, onarım ve temizliğinin yapılmasını sağlamak,

Kentte bulunan kurum, kuruluş ve sivil toplum örgütlerinin etkinliklerinde gereksinim duyulan taleplere olanaklar ölçüsünde cevap vermek,

Belediyeye ait toplantı salonlarının temizliği, organizasyonunu yapmak.


Evrak Kayıt, İlan-Yayın Arşiv Servisi İle İlgili Görevleri

Gelen ve giden evrak defterlerini ayrı ayrı ve düzenli olarak tutmak,

Gelen ve giden gizli evrak defterlerini tutmak, mahiyeti itibari ile gizlilik arz eden yazıların ilgili birimlere ve kuruluşlara gizli kaşesiyle kaşelenip gönderilmesi ve özel defterine kaydedilmesi gerektiğinden buna uygun davranmak, defteri daimi surette kilit altında muhafaza etmek,

Günlü ve süreli evraka zamanında cevap vermek,

Yazışmaları, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak yapmak,

Belediye Başkanlığı’na gelen ve giden evrakın kayıt, dağıtım ve havale yerlerine gönderme, postalama, dosyalama hizmetlerini yürütmek,

Belediye’ye gelen yazıların ilgili birimlere havalesini sağlamak, Belediye’den çıkan yazıları kaydetmek, ait olduğu birimlere vermek veya adreslerine postalamak,

Belediye Başkanlığı’na verilen genel nitelikteki teftiş ve denetleme raporlarının topluca sonuçlandırılmasını sağlamak,

İmza karşılığı alacağı evrakın eksiksiz ve doğru olduğunu incelemek ve teslim almak, gelen evrakın havalesini yaptırarak ilgili memura zimmet karşılığında vermek.

Resmi kurumlardan gelen evrakları kayıt edip ilan etmek,

İlandan sonra resmi yazı ile ilan tutanağı hazırlamak ve göndermek,

Kan anonsları, kayıp anonsları, özel ilan anonsları gibi anonsları yapmak.

Resmi evrakların elektronik ortama aktarmak ve ilgili birimlere çıkışları yapılarak havale etmek


Belediye Meclisi İle İlgili Görevleri

Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak gereken işleri yapmak,

Belediye birimlerinden mevzuata uygun olarak Belediye Meclisinde görüşülüp bir karar alınmak üzere Başkanlık Makamı’ndan havale edilen konuları gündem maddesi olarak Belediye Başkanı’nın emirleri doğrultusunda hazırlayıp Meclis Başkanlığı’na sunmak,

Çanakkale Valiliği, Mahalli İdareler Müdürlüğü, Çanakkale Valiliği Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne meclis gündeminin yerel gazetede yayınlanması için gönderilmesi;Belediye Meclis üyeleri ve tüm daire müdür ve amirlerine en az üç gün önceden duyurulmasını sağlamak.

Belediye Yayın Memurluğu ve Belediye tellallığına yaımlanmak üzere en az üç gün önce göndermek.

Belediye Meclisince alınan kararlar yazılı hale getirilerek Belediye Başkanı ve iki katip üyeye imzalatmak.

Belediye Meclisince alınan kararları 7 gün içinde Valilik Makamına göndermek.

Belediye Meclisi’nce alınan kararları gerekli mercilerin onayından sonra ilgili birimine iletmek,

Meclis çalışmalarını düzenleyen tutanak ve karar özetlerini Belediye Başkanı ve iki katip üye tarafından imzalanarak ayrı bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak,

Meclis tarafından alınan kararların özetleri yayınlanmak üzere Belediye tellallığı ve yayın memurluğuna göndermek.

Bir önceki meclis oturumunda alınan kararları bir sonraki mecliste Belediye Meclis üyelerine imza karşılığı tebliğ etmek.

Meclis üyelerinin Meclise devamlarını belirlemek üzere Meclis Başkanlığı’nca tutulan devam cetvelini saklamak, Meclisin her birleşiminden önce devam cetvelini üyelerin imzasına hazır bulundurmak,

Meclis üyelerine, gerek Meclis Devam Cetveli, gerekse komisyonlardaki çalışma gün sayılarına göre puantaj hazırlamak, hakkı huzurları çalışma ayını takip eden ay başında ödenecek şekilde gerekli hazırlık ve çalışmaları yapmak.

Belediye tarafından hazırlanan Gelir Tarifelerinin ve Yönetmeliklerin Meclis Kararının içinde yazılmasını sağlamak.

Belediye Meclis üyelerinin mal beyanlarının 3628 sayılı Mal Bildirimi Kanuna göre alınması, gizlenmesi ve ilgli kurumlara gönderilmesinin sağlanması.

Belediye meclis kararlarından imzalı birer örneklerini sıra numarasına göre dosyalamak ve arşivlemek


Belediye Encümeni İle İlgili Görevleri

Belediye birimlerinden mevzuata uygun olarak encümene girmek üzere teklif edilen evraklar Belediye Başkanından havaleli olarak gündeme alınır ve encümen toplantısından bir gün önce gündem hazırlanır.

Belediye Encümeni tutanak özeti defterinde gündem sırasına göre bir önceki gündemde, gündem dışı evrakları ilave ederek kayıt altına almak ve ilgilisine göndermek.

Belediye Encümeni gündemini ayrıca Encümen Üyelerine ve Başkan Yardımcılarına sunmak.

Belediye Encümeni karar özetleri tutanak defterini tutmak,

Belediye Encümeni kararlarından imzalı birer örneklerini sıra numarasına göre bir dosyada saklamak,

Belediye Encümeni kararlarının yeterli miktarda çoğaltılıp ilgililere zimmet karşılığı gönderilmesini sağlamak,

Belediye Encümenine sunulan tekliflerin her birine yazılmış olan Encümen Kararı eklenerek ayrı bir dosyada saklanmasını sağlamak.

Belediye Encümeni kararlarının dayanağı olan evraka birer örnek imzalı kararların bağlanmak suretiyle ayrı bir dosyada saklamak,

Belediye birimlerinin Belediye Başkanı tarafından havale edilen ve Encümenden bir karar alınmak üzere gönderilen konuları gündem maddesi olarak Encümene sunmak, alınan kararları ilgili birimlerine iletmek,

Encümene gönderilen evrakları yapılmış iş bölümüne göre görevli raportöre havalesini sağlamak,

İvedi hallerde Belediye Başkanı’nın veya Başkan Yardımcısı’nın “İvedi” kaydını koyduğu evrakı gündem dışı olarak o günkü gündeme almak,

Gündemdeki konuları gündem maddesi olarak kısa ve öz biçimde hazırlamak,

Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen Karar Defterine yazmak.

Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Karar Defterine özetlerini yazarak tüm encümen üyelerine imzalatmak.

Encümen üyelerine Encümen Huzur Haklarını yazarak ilgili birimlere (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ve Hesap İşleri Müdürlüğü) ödenmesi yapılmak üzere havale etmek.